Offre d'emplois: Assistant(e) administratif(ive)

Offre d'emplois : Assitante administrative

OBJECTIF DE L’EMPLOI: Assister activement la direction du centre à la gestion efficace du bureau, conformément aux directives.

PRINCIPAUX RÉSULTATS DE L'EMPLOI:


Soutien à la gestion efficace, efficiente et équitable du bureau de MA selon les directives de la direction. Par exemple, mais non limité à :

  • préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire correspondance, factures, présentations, brochures, publications, rapports et autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la direction;
  • organiser, s'il y a lieu, des rencontres;
  • organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • consigner, préparer et assurer le suivi des dossiers et procès-verbaux des réunions;
  • compiler, s'il y a lieu, des rapports, données, statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités d’évaluation;
  • toute autre tâche connexe à l’objectif

Soutien à la gestion efficace des ressources comptables. Par exemple, mais non limité à :

  • réviser de façon initiale des documents comptables soumis par les programmes (factures, demandes de remboursement);
  • effectuer des entrées données comptables et financières selon la direction;
  • classer documents comptables;
  • préparer et soumettre les dépôts;
  • toute autre tâche connexe à l’objectif

Gestion efficace des ressources du bureau selon les politiques et procédures établies. Par exemple, mais non limité à :

  • commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
  • établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information;
  • recommander des modes de fonctionnement du bureau et soutenir cette mise en oeuvre;
  • régler les problèmes relevant de sa compétence;
  • toute autre tâche connexe à l’objectif

Demandes des membres, partenaires, fournisseurs, etc… répondues de façon fiable et compétente. Par exemple, mais non limité à :

  • accueillir les visiteurs et membres, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne compétente;
  • entrée des données des inscriptions des nouveau membres;
  • répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • recevoir les demandes d’information et de suivis adressées à la direction générale et voir à ce qu’une réponse soit apportée dans les meilleurs délais;
  • recevoir et prioriser les communications, les demandes de rendez-vous;
  • ouvrir et distribuer le courrier postal/électronique et coordonner la circulation des renseignements à l'interne, ainsi qu’avec autres services et organismes;
  • toute autre tâche connexe à l’objectif

Ce que vous offrez :

A. Qualifications académiques, techniques et professionnelles:

  • Un certificat d'études collégiales en bureautique ou une expérience en travail de bureau ou une autre formation pertinente
  • Excellente communication en français et anglais, oral et écrit
  • Facilité d'utilisation dans un environnement informatisé
  • Maîtrise de la suite office
  • Maîtrise des outils Google tels que le courrier, l'agenda
  • Maitrise des base de données relationelles tel que prodon proloc acess etc…(un atout)

B. Expérience de travail et compétences professionnelles:

  • Expérience avérée, 3 à 5 ans d'expérience pertinente pour le poste.

C. Caractère personnel

  • Orientée vers les membres, qui écoute attentivement;
  • Une bonne attitude de travail axé sur la qualité;
  • Fiable, organisé, capable de s'améliorer, qui accepte la responsabilité de ses actes, qui est prêt à prendre des initiatives réfléchies;
  • Débrouillarde avec une curiosité naturelle;
  • Fait preuve de jugement, de respect, de courtoisie et peut fonctionner avec calme;
  • Apprenant continu;
  • Bon esprit d'équipe;
  • Décisive;
  • Excellente communicatrice;
  • Un bon citoyen et un contributeur à la communauté;
  • Un bon niveau d'énergie;
  • Un bon sens de l’humour

Ce que nous offrons :

  • Un salaire compétitif en fonction de notre politique salariale (33 327 - 40 548 $ par année)
  • Emploi à temps plein, 35h par semaine du lundi au vendredi
  • 2 semaines de vacances après la première année. (Dont deux semaines supplémentaires fixes pour la période du temps des fêtes)
  • Régime de retraite avec une contribution de l’employeur
  • Assurances collectives
  • 15 journées de « bien être » par année (sur besoin)
  • 5 journées de responsabilité familiale (sur besoin)
  • Un milieu de travail stimulant

Pour Postuler
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intérêt à l’attention de Estelle Séguin
Par courriel seulement : rh@nativemontreal.com
La priorité sera accordée aux candidats Autochtones
Merci de votre intérêt pour notre organisation.
Prenez note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.